l’importanza del Legal Project Management

1- Il Legal Project Management (LPM) è una metodologia adottata per migliorare l’efficienza del settore legale?

MITO. LPM non è “una” metodologia, ma una disciplina. 

In realtà nella gestione dei progetti esistono diverse metodologie, come PRINCE 2 o SCRUM, ed esistono anche buone pratiche e conoscenze condivise come il Project Management Body Of Knowledge (PMBOK), sviluppato dal Project Management Institute come corpo di conoscenze, ma non come metodologia chiusa.

Che cos’è dunque l’LPM? È un insieme di conoscenze, strumenti, tecniche e competenze che sono state sviluppate in altri settori e che cerchiamo di esportare parzialmente o totalmente nel settore legale.

Nella mia esperienza di consulente e di direttore di vari programmi LPM & LPI, fin’ora non ho visto due studi legali applicare l’LPM allo stesso modo. Gli studi che mi hanno coinvolto nell’implementazione e quelli che ho seguito dall’esterno nella loro “sperimentazione” hanno adottato gli aspetti del project management che meglio si adattavano alla loro cultura, alla loro visione, alla loro struttura e al loro capitale umano.

In alcuni casi, sono state adottate metodologie di miglioramento dei processi come Lean o Six Sigma; in altri, le best practice del PMBOK; soprattutto nel Regno Unito, è stato proposto Prince 2 e sempre più spesso si assiste ad applicazioni di gestione agile dei progetti come SCRUM o Kanban. L’LPM non è un pacchetto che si acquista all’IKEA e poi si assembla. È uno strumento organizzativo che “veste” uno studio e la supporta nella sua strategia legale e commerciale.

2- L’LPM consente di gestire lo studio in modo più efficiente?

È VERO. Ma anche un MITO. In effetti, c’è un po’ di confusione sul contenuto dell’LPM. 

La vera innovazione della LPM riguarda la gestione di un caso come se fosse un progetto, quando compie con le condizioni necessarie. IL LPI si concentra invece nella gestione di processi. La gestione dello studio come impresa è invece ciò che si suole chiamare Legal Management o, ultimamente, Legal Operations.  

È quindi opportuno distinguere tra gestione dell’ufficio o dello studio da un lato e la gestione dei progetti legali (LPM) dall’altro. Una fusione o una vendita di un’azienda, una successione internazionale, la progettazione e l’implementazione di progetti di compliance, l’elaborazione di una due diligence sono progetti tipicamenti giuridici ai quali si puó applicare l’LPM; esistono poi progetti di altra natura, per esempio commerciale, strategica, di ingenieríaingegneria di processi o di marketing a cui si possono applicare principi simili di project management. 

Tuttavia, l’affermazione alla fine risulta vera, perché la gestione più efficiente di una pratica si riflette in una gestione più efficiente e redditizia dell’organizzazione.

3- LPM è per i grandi progetti?

MITO. I progetti sono sforzi pianificati, temporanei, una tantum, volti a creare un cambiamento o un vantaggio. 

LPM è un modo di organizzare il lavoro all’interno di una struttura. Le aree di base su cui riflettiamo con l’LPM (definizione degli obiettivi, dell’ambito, dei tempi, dei costi e dei rischi) sono tipiche di qualsiasi progetto che possiamo definire tale, sia esso di piccole o grandi dimensioni.

Ció che conta é adottare un vero e proprio modo di pensare (come pianificare il lavoro), che risulta valido per qualsiasi tipo di progetto. L’unica differenza sarà nella semplicità della pianificazione: più il progetto è complesso, più capacità e risorse (umane, temporali, finanziarie) saranno necessarie per la pianificazione e l’esecuzione.

4- L’LPM è solo per i grandi studi professionali?

MITO. L’LPM è un modo di lavorare e di relazionarsi con il cliente che ha senso sia nelle grandi che nelle piccole imprese. In Spagna e in America Latina abbiamo varie esperienze di piccoli studi che hanno adottato questo approccio con risultati importanti. Forse è proprio in quelle strutture dove le risorse sono più limitate che si nota maggiormente un’ottimizzazione nel loro utilizzo e nella loro allocazione.

5- L’LPM è poco creativo: si tratta di definire e seguire processi chiusi.

Di recente ho sentito paragonare la LPM al taylorismo, e ammetto che il paragone mi ha lasciata perplessa e preoccupata. Avere un codice di riferimento procedurale non ci rende come avvocati meno creativi quando ci troviamo di fronte a un caso. Avere delle linee guida o una disciplina chiara non significa rinunciare al processo creativo. Anzi, il pensiero laterale, che ci permette di uscire dagli schemi e di abbandonare il pensiero lineare, è una delle competenze richieste a un project manager. 

L’LPM è un insieme aperto di conoscenze, strumenti, tecniche e competenze ed è nella nostra visione e nel nostro potere valutare, discriminare, confutare, creare per ottenere risultati di maggior valore per i clienti e le aziende.

6- LPM è misurabile?

VERITÀ. L’LPM incorpora metriche che ci aiutano a misurare la differenza tra il case management tradizionale e l’LPM. Tuttavia, per poter misurare il cambiamento abbiamo bisogno di dati iniziali. Se non so quante ore dedico a un M&A di complessità X utilizzando un approccio di gestione tradizionale, non sarò in grado di misurare i benefici dell’adozione del nuovo approccio (impiego meno ore?)

7- Il Legal Project Manager non è un avvocato, ma deve conoscere il contesto dello studio o l’ufficio legale.

VERITÀ. E MITO. Attualmente, vediamo come ogni studio stia scommettendo per soluzioni differenti: in alcuni casi i project manager, spesso ingegneri, guidano i team legali, mentre in altri casi gli avvocati vengono formati come project manager. Personalmente ritengo che entrambe le decisioni siano sensate, a seconda degli obiettivi che ha lo studio legale o l’ufficio. 

Se un progetto è di notevole complessità e portata, ha senso che sia guidato da un project manager. Ciò non significa che non possa essere guidato e gestito da un avvocato con un’adeguata formazione ed esperienza nella gestione dei progetti. La fusione di diritto e management apporterebbe un valore aggiunto significativo.

La formazione degli avvocati come project manager è fondamentale negli uffici o negli studi legali a struttura ridotta: in questi casi, sarebbe impensabile e ingiustificabile dal punto di vista economico avere un project manager in organico. Per rendere chiaro questo concetto, possiamo pensare a questo parallelo: per le traduzioni complesse in inglese di solito si assume un traduttore, ma è importante che l’avvocato abbia un livello avanzato di inglese per poter lavorare quotidianamente. Lo stesso vale per l’LPM: nei casi più complessi può essere necessario un professionista project manager, ma in altri casi sarebbe vantaggioso che l’avvocato stesso avesse conoscenze di project management. Detto questo e convinta che gli avvocati possono essere ottimi LPManagers, devo ammettere che al momento considero strategica e rilevante l’incorporazione nella pratica legale di altri professionisti con differente formazione. La “fertilizzazione incrociata” che i diversi profili professionali promuovono arricchirà la pratica legale e l’esercizio del diritto.

Concludo ricordando l’evoluzione del LPM dal 2008, quando ha iniziato a sperimentarsi specialmente in UK e USA, fino ai nostri giorni; quella che inizialmente era una scommessa per molti studi e uffici, si è trasformata in una necessità. La produttività, l’efficienza e la qualità dei servizi giuridici si basano ormai in nuove metodologie di lavoro, che si sposano perfettamente con le ultime tecnologie.